يتساءل البعض دائماً ما هي خطة استمرارية الأعمال؟ سنحاول في هذا المقال أن نُوفر المعلومات الكاملة حول كيف عمل خطة استمرارية الأعمال، ويمكن اختصارها بسهولة في محاولة تدارك الأزمات التي تطرأ عادةً على معظم الشركات أو المؤسسات التي تتعرض فجأة إلى أزمات مالية أو إدارية كبيرة.
قد تؤدي هذه المشاكل بالضرورة إلى توقف عمل الشركة أو المؤسسة ما لم تمتلك فريقاً قادراً على عبور هذه المرحلة الحرجة بالنسبة لها بأسلوب إداري متميز.
ما هي خطة استمرارية الأعمال وإدارتها؟
تُعتبر خطة استمرارية الأعمال هي المرحلة التي يتم التعامل فيها بعد حدوث كارثة إدارية أو مالية للشركة أو المؤسسة، وتتم هذه المرحلة بعناية واحترافية شديدة لتفادي حدوث مشكلة كبيرة للمنظمة قد تنتهي بها إلا الإغلاق والتنحي تماماً عن السوق الخاص بها والذي تستهدفه، وبالتالي فهي مهمة للغاية.
تعرف علي: شركة استراتيجيات تسويق في السعودية
كيفية عمل خطة استمرارية الأعمال والتعافي من الكوارث؟
تأتي الخطة الأهم في استمرارية الأعمال إلى الكثير من التفاصيل التي تتم وفقاً لدراسة كبيرة، ولعل أبرزها:
· دراسة ما حدث:
من المهم أثناء تقديم خطة فعالة لضمان استمرارية الأعمال، أن ندرس جيداً ما حدث وما ترتب عليه، من المهم أن نعرف ما الذي أدى إلى وقوع كارثة أو حدوث مشكلة، ومن المهم كذلك أن نسعى لإيجاد حلول منطقية لها.
· التحليل:
بعد دراسة ما حدث، لا بد من تحليله بشكل احترافي خالص، وهي إحدى الوسائل الفعالة للحصول على نتائج منطقية نتفادى من خلالها حدوث نفس المشكلة، أو على الأقل نتفادى من خلالها تعرض الشركة لمشاكل أكبر.
· فهم الأدوار وتوزيعها:
توزيع الأدوار أثناء خطة استمرارية الأعمال وإدارتها يُوفر وقتاً ومجهوداً بالغين، حيث يضمن توزيع الأدوار تركيز كل فرد من أفراد المؤسسة على الدور الذي سيُقدمه من أجل تفادي الأزمات التي قد تحل على المؤسسة، أو إيجاد حل ذكي للتعامل مع المشكلات إن حدثت وبالتالي توقع أقل الأضرار منها.
· التواصل:
يُعد التواصل من الأسباب المهمة لإنجاح خطة استمرارية الأعمال، حيث يضمن التواصل فهم كل فرد بالدور المنوط به والاستفادة من اللغة المعرفية بين أفراد المؤسسة وتجانس الأدوار وبالتالي الحصول على نتائج رائعة في وقت قصير.
· تحديد الأهداف:
أثناء عمل خطة استمرارية الأعمال لا بد من أن نحصل على أفكار ثابتة حول أهدافنا، وإلى أي مدى نريد أن نصل، خاصة مع تحديد الأهداف يمكننا أن نصل إلى النتائج المرجوة في أسرع وقت إذا تم الأمر باحترافية شديدة.
· التدريب:
هي واحدة من الخطوات المهمة لإنجاح خطة العمل، حيث ينبغي أن نضع خطة ونتعامل على أساسها ثم ننتظر مردودها ونعرف ما إذا كنا بحاجة إلى تغيير أي شيء فيها، أو الاستمرار عليها، أو في بعض الأوقات تغييرها بالكامل.
اطلع علي: استراتيجية التواصل المؤسسي
صناعة خطة استمرارية أعمال ناجحة
من الضروري بعد معرفة كيفية عمل خطة استمرارية الأعمال والتعافي، أن نعرف كيف نحصل على خطة مثالية تماماً وقوية، وبالتالي فإننا نحتاج إلى ما يلي:
- تكوين فريق قوي
: يُعد تكوين فريق قوي لديه القدرة على التعامل مع الكوارث من أهم خطوات إنجاح خطة استمرارية الأعمال، ومن أهم هذه الكوارث هي الكوارث الطبيعية، التي قد تحدث في أي بلد بصورة مفاجئة وقد تتضرر المؤسسة منها بشكل فعلي، ومنها أيضاً الكوارث التي تتعلق بالهجوم الإلكتروني والاختراق.
ومنها الكوارث التي تتعلق بالأزمات المالية بشكل عام، وقد تكون الأزمات المالية خاصة في منطقة معينة فتتأثر بها المؤسسة، أو تضرب العالم كله وبالتالي تُصبح نجاة أية مؤسسة مرهونة بخطة استمرارية أعمال ناجحة تم تهيئتها من قبل لمثل هذه الظروف.
2. التحليل البياني: هو من بين أكثر الأشياء التي تضمن لك أن تحصل على استمرارية الأعمال وإدارتها مهما حل بمؤسستك، وهو من الأساليب العلمية المُتبعة لمعرفة الأوضاع العامة في كل مجال.
واحتمالية حدوث خسائر مادية أو إدارية، التحليل البياني في خطة الأعمال يمنح المؤسسة فرصة دراسة كل ما يحدث من حولها بشأن النجاح الاقتصادي أو الإداري التي تطمح إليه المؤسسة.
3. خطة التعافي: خطة التعافي هي من الأسباب الرئيسية في الحصول على خطة استمرارية الأعمال وإدارتها، ومن الضروري أن تكون متوفرة داخل كل مؤسسة للحصول على أمن المؤسسة في أي وقت، وهي خطة يتم وضعها لتفادي الأضرار الناتجة عن الكوارث الطبيعية.
أو حتى الاختراقات الإلكترونية وكذلك المخاطر المالية والاقتصادية الكبيرة التي تحدث في بعض الأوقات، ولوضع خطة التعافي لا بد من أن يقوم على صناعتها شخص أو فريق من المحترفين الذين يستطيعون قياس التهديدات الحقيقية التي تحدث للمؤسسة بشكل دوري.
4. تمكين الموارد البشرية: إذا أردنا أن نحصل على خطة استمرارية أعمال وتكون ناجحة لا غبار عليها؛ من الضروري أن نعمل على تطوير الموارد البشرية في المؤسسة، وهي من الأساليب التي تمنح فريق العمل في المؤسسة خبرات أكبر وتطور أكثر طوال الوقت بشأن مواكبة ما يحدث في السوق وكذلك معرفة التهديدات المحتملة وسهولة التعامل معها إن حدثت!
قد يهمك: مفهوم الاستراتيجية
أهم مزايا تصميم خطة استمرارية التعافي من الكوارث
· أهم ميزة من مزايا عمل خطة استمرارية الأعمال والتعافي من الكوارث؛ أن نتكيف مع الخسائر المادية المحتملة والمتوقعة، والتي قد تكون كبيرة وباهظة ولا تستطيع المؤسسة التعامل معها فجأةً ما لم تكون مُستندة على خطة قوية، وبالتالي فإن عمل خطة مُحكمة تضمن لنا أقل خسارة مادية في حالة حدوث مشكلة.
· حماية المؤسسة من الهجمات التي تستهدف أغلب المؤسسات الناجحة، والتي تتم على أيدي أشخاص يدركون الثغرات الرئيسية التي تؤدي إلى الوصول إلى معلومات مهمة حول المؤسسة أو الإضرار بها بشكل مبالغ فيه.
· تضمن لنا خطة استمرارية الأعمال أن نتفوق على المنافسين الذين لم يُقدموا واحدةً لأنفسهم؛ حيث يمكن للمخاطر الطبيعية والاقتصادية أن تعصف تماماً ببعض المؤسسات، مهما كانت ناجحة، بالتالي سيكون تصميم خطة استمرارية الأعمال من النقاط المهمة جداً للتفوق على المنافسين والاستمرار في نفس الدائرة دون تأثر.
· خطة استمرارية الأعمال عادةً ما تكون من الأشياء الرئيسية التي نتفادى بها وقت الأعطال دائماً، حيث ما تكون الهجمة والكوارث الطبيعية مؤدية بالضرورة إلى استمرار الأعطال أو تزايد أوقاتها بشكل كبير دائماً، مما يجعلنا في منأى عن فقدان السيطرة على المؤسسة ومواردها.
الأسئلة الشائعة
هل تنجح خطة مخاطر الأعمال والكوارث؟
لا تنجح خطة مخاطر الأعمال دائماً، وكذلك لا تفشل دائماً، النقطة المفصلية في إنجاحها أو عدمه هو على يد من تُصنع؟ وبالتالي لا بد من ضمان تسليمها لفريق متخصص وقوي يستطيع التعامل مع اللحظات الحرجة دائماً.
هل يمكن تجنب الكوارث الطبيعية أو الاقتصادية من خلال خطة مخاطر الأعمال؟
لا يمكن الجزم بأن خطة مخاطر الأعمال والتعافي من الكوارث تمنحك بُعداً تاماً عن الكوارث الطبيعية، حيث أنها أمر لا يمكن التدخل فيه، لكنها تضمن لك سرعة تعافي المؤسسة في حالة حدوث أي أمر خارج عن السيطرة وعدم التأثر به للدرجة التي تجعل النجاة منها مستحيلة.
ختاماً، فإن عمل خطة استمرارية الأعمال وإدارتها هي خطة تجعلنا نتجنب خطر الكوارث الطبيعية والاقتصادية والهجمات الإلكترونية الشرسة، وبطبيعة الحال يمكن من خلالها أن نحصل على نتائج أفضل في حالة حدوث الأزمات وتوقع التغلب عليها باحترافية.
