إذا كنت ترغب في بناء مؤسسة منظمة من المهم معرفة الفرق بين: السياسات والإجراءات وكيف تؤثر على أداء الشركات، لأن معرفة ذلك تساعدك على متابعة الأعمال، وتحديد المهام بشكل دقيق، ومتابعة التغيرات، وبالتالي تضمن سير العمل، ونجاح المؤسسة.
سنتناول في هذا المقال كل ما تريد معرفته عن أوجه الاختلاف بين السياسات والإجراءات ومن المسؤول عن كل منهما ودور كلا منهما لتحقيق الهدف من العمل، وتوفير بيئة سليمة للعمل ومشاركة العاملين.
تعريف السياسات والإجراءات
تؤدي السياسات والإجراءات في المؤسسات دورًا مهمًا في تنظيم الأدوار بين الموظفين وتنظيم بيئة العمل؛ لذا ينبغي فهم تعريف السياسات والإجراءات.
تعريف السياسات الإدارية Management Policies
السياسات توضح الخطوط العريضة للمؤسسة حيث تتضمن القوانين المُحدده للرؤية، والاستراتيجية، والأهداف، والمبادئ، والتوجيهات، والقيم التي يجب اتباعها لتحقيق أهداف المؤسسة.
لذا تجد أن السياسات إلزامية وتركز على النتائج؛ لكن يجب أن تحقق المواكبة السريعة للتغيير، ويجب القيام تعديلها في حالة الضرورة.
أنواع السياسات الإدارية:
تنقسم السياسات الإدارية إلى أنواع مختلفة حيث تنقسم تبعاً لطبيعة المصدر التي وضعت من خلاله إلى
- المبتكرة: وهي السياسات التي تضعها الإدارة العليا وتتضمن قرارات تتفق مع أهداف المنظمة.
- السياسات المستمدة من الأحداث: تعديلات تظهر استجابة لمواقف طارئة فتستخدم في القرارات القادمة.
- السياسات الضمنية: وهي مجموعة من القوانين تكون غير معلنة رسميًا، لكن العاملين يتبعونها.
- السياسات الإلزامية الخارجية: القوانين التي تفرضها جهات خارجية كالحكومة أو النقابات لضبط العمل.
أمثلة للسياسات:
- سياسة الجودة: فهي تحدد متطلبات التطوير، التصنيع، الاختبار.
- سياسة البيئة: فهي تحدد متطلبات الإدارة والمحافظة على البيئة.
- سياسة الموارد البشرية: تشمل سياسة الحقوق والمرتبات وسياسة تنظيم العمل.
- السياسة المالية: تشمل كافة مهام الإدارة المالية في المنظمة.
- سياسة المشتريات: تتضمن أهم الأطر التنظيمية لتنظيم عملية المشتريات في المنظمة.
تعريف الإجراءات “procedures”:
الإجراءات هي مجموعة من الخطوات التي يجب القيام بها لتنفيذ السياسات بشكل صحيح تُوضع لكي تصف لنا الطريقة المناسبة للقيام بعمل معين، وتقدم توجيهات للعاملين لكي نحقق أفضل النتائج والإجراءات تثمر في النهاية تحسين العمليات التي يتم اجرائها داخل المؤسسة وتحقيق السياسات
أمثلة للإجراءات :
- فحص المنتجات والتأكد من جودتها مراجعة الشكاوى.
- متابعة المخزون ومراقبة سلامته.
- إجراءات الموارد البشرية.
- الإجراءات المالية.
- إجراءات المشتريات.
تعرف علي: حوكمة الشركات في السعودية
أهمية السياسات والإجراءات:
لست أبالغ إن قلت أنه لا يمكن نجاح أي مؤسسة دون وضع السياسات التنظيمية والإجراءات؛ حيث لكل منهما أهمية بالغة ويمكن توضيح ذلك في النقاط التالية:
توجيه الموظفين بشكل واضح:
وجود سياسات وإجراءات واضحة يساعد الموظفين على فهم المطلوب منهم بشكل واضح وبالتالي القيام به على أكمل وجه كما يمنحهم أيضا قدرًا من الثقة أثناء القيام بوظيفتهم.
تناغم عمليات المؤسسة:
تساعد السياسات والإجراءات على توحيد الطرق المتبعة في تنفيذ العمليات بغض النظر عن الموظف المسئول مما يزيد الثقة في المؤسسة.
تحسين بيئة العمل:
اتباع السياسات والإجراءات ينتج عنه بيئة عمل منظمة ومستقرة؛ حيث تساعد هذه السياسات في تحديد الأدوار والمسؤوليات، ما يسهم في تعزيز التعاون بين الموظفين وتحقيق الأهداف بكفاءة وفعالية.
تقليل المخاطر:
يحمي اتباع السياسات والإجراءات من التخبط الإداري من خلال الوقاية من المخاطر التي تعاني منها المؤسسات في غياب السياسات والإجراءات والتي تشمل:
- غياب الدورة المستندية لغياب لعدم وجود الإجراءات ولا السياسات التي توضحها.
- عدم وضوح الصلاحيات المالية والادارية لكل موظف داخل الشركة؛ مما ينتج عنه شعور البعض بالظلم.
- صعوبة تحديد المسؤول عن الأخطاء والمشكلات وبالتالي صعوبة تلافيها وصعوبة المساءلة القانونية.
اطلع علي: شركة استشارات ادارية في السعودية
الفرق بين السياسات والإجراءات
لا يوجد فرق بين السياسات والإجراءات بل هما مفاهيم متكاملة وليست متضادة فيما بينها ولكن حينما نتمعن في تعريف السياسات والإجراءات قد يبدو ان هناك تباين طفيف بين السياسات والإجراءات وهو أن السياسات هي الهيكل العام لأي سياسات عامة، بينما الإجراءات فهي التفاصيل الداخلية التي يجب السير عليها لتحقيق السياسات.
ويمكن القول أن السياسات تجيب عن سؤال ماذا الذي يجب فعله؟ بينما الإجراءات فتجيب عن سؤال كيف نفعله؟ والجدول التي يوضح مقارنة موجزة بينهما.
| السياسات | الإجراءات | |
| الماهية | التوجيهات العامة تشمل توجيهات مباشرة وبسيطة. | خطوات مفصلة لتوجيهات يجب اتباعها. قد تكون لفترة بسيطة أو مهمة معينة. |
| التأثير | تحدد سير المؤسسة بشكل عام بوضع أهداف استراتيجية؛ لذا تكون مستمرة وطويلة الأمد | تحدد سير بعض العمليات داخل المؤسسة وتوضح للعاملين كيفية القيام بها. |
| الأهمية | توحد فكر العاملين بالشركة وتسهل اتخاذ القرارات. | تضمن تحقيق السياسات وتعزيز ثقافة الالتزام والمساءلة. |
| المرونة | رغم أن السياسات ثابتة؛ لأنها توضح رؤية المنظمة إلا أنها قابلة للتعديل وفقًا للأهداف والظروف. | أقل مرونة حيث يجب الالتزام بها بدقة. |
| المسؤل عنها | الإدارة العليا هي التي تقوم بوضعها وفقا لأهداف المؤسسة. | تنفذ من خلال الإدارات والأقسام الوظيفية في المؤسسة.”خاصة بالفنيين والعاملين بالمؤسسة.” |
| كيف تنشأ؟ | لأنها تضع قوانين للعمل لذا تنشأ بوضع خطة ثابتة على المدى البعيد. | دور الإجراءات في الشركات يشمل الجانب العملي؛ لذا تعتمد على خطة مدروسة. |
العلاقة بين السياسات والإجراءات
العلاقة بين السياسات والإجراءات تكاملية حيث لا يمكن تحديد الإجراءات بدون معرفة السياسات العامة للمؤسسة، ومن جهة أخرى لا يمكن تحقيق السياسات بدون القيام بالإجراءات وتحسين الأداء فكل منهما يكمل الآخر وكلاهما يدفعان المؤسسة نحو النجاح.
كيف تؤثر السياسات والإجراءات على أداء الشركات؟
تطبيق السياسات والإجراءات في المؤسسات له آثار واضحة علي المؤسسة؛ حيث أنها تؤثر على النقاط التالية:
- وضع التوجيهات السليمة للعاملين: لاسيما الإجراءات التي تظهر هذا الأثر بوضوح؛ لأنها تشمل خطوات دقيقة للحصول على النتيجة المطلوبة.
- تحقيق العدالة والمساواة من خلال تحديد دور كل فرد في المنظمة وتخطيط الأمور الواجب اتباعها مما يحقق العدل في تقسيم المهام .
- تقليل مشكلات العمل؛ لأن تنظيم بيئة العمل يساعد في تحسين الأداء ومعرفة كل فرد بدوره.
- التعاون الفعال بين العاملين في المؤسسة مما يحسن من جودة العمل ويعطيهم الفرصة الأكبر لإنجاز المهام.
- الوضوح والدقة؛ لأن وجود السياسات الواضحة، وتطبيقها من خلال الإجراءات يوضح شفافية الشركة.
- اتباع القواعد التي تم تحديدها في خطة مسبقة وتحديد استراتيجية العمل تقوم بدور كبير في اتباع القوانين المتعلقة بالعمل.
- متابعة أداء العاملين في المؤسسة سواء الإدارة أو الموظفين من خلال متابعة سير السياسات والإجراءات؛ وبالتالي القدرة على معرفة مواطن الضعف وتقويتها.
قد يهمك: حوكمة الشركات العائلية
إنشاء السياسات والإجراءات
الآن تشعر بأهمية ودور السياسات والإجراءات ولكن يجب توخي الحذر حتى لا تكون السياسات والإجراءات مجرد أحلام لا تمت للواقع بصلة؛ لذا يجب التأكد من النقاط التالية:
- وضوح سياسة العمل لجميع العاملين داخل المؤسسة.
- تطبيق السياسات والإجراءات باستمرار بما يضمن تحقيق جودة العمل.
- الحصول على المعلومات المهمة، والمتعلقة بالعمل.
- اهتمام الموظفين، و درايتهم بالإجراءات الموضوعة.
- المراجعة المستمرة مع الشئون القانونية.
- إعداد السياسات والإجراءات وفقًا لحاجة المؤسسة.
وبهذا نختم مقالنا والتي تبرز أهميته لكافة الجهات الراغبة في تنظيم وحوكمة عملياتها حيث يؤدي اتباع السياسات والإجراءات بانضباط إلى تعزيز التعاون، وتحسين مستوى العمل. لذلك من الضروري وضع السياسات والإجراءات المناسبة مع توعية الموظفين بأهمية الالتزام بها وتقديم الخطط، والقوانين، والحلول لهم. كل ذلك سيؤدي بدوره إلى إحداث نقلة في سير المؤسسات، ويرفع من جودة إنتاجية المؤسسة، ويحقق لها النجاح.
